Apa itu Dokumen CSMS?

CSMS atau Contractor Safety Management System adalah sebuah Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3 yang mengatur secara sistematis, meliputi beberapa elemen K3 yang sesuai dengan standar yang diacu.

Pembuatan Dokumen CSMS ini sangatlah berguna bagi sebuah perusahaan yang mengikuti sebuah tender. Apabila perusahaan ini ikut dalam sebuah tender, maka perusahaan tersebut harus memiliki sebuah dokumen CSMS serta harus lolos skor yang telah ditentukan oleh panitia tender.

Dengan adanya CSMS ini diharapkan akan membawa hal yang baik bagi perusahaan terutama untuk memastikan dan membantu kontraktor yang menjadi mitra kerja memahami segala hal terkait dengan keselamatan kerja. Selain itu, ini dengan adanya dokumen CSMS maka akan Membantu kontraktor untuk dapat memenuhi standar K3 yang dimiliki oleh Perusahaan sehingga peluang mendapatkan pekerjaan / project lebih besar.

Hal ini sangatlah penting mengingat tingkat kecelakaan kerja di industri yang ada di Indonesia tergolong tinggi. Terlebih karyawan kontraktor yang memiliki resiko kerja yang tinggi.

Manfaat Pembuatan Dokumen CSMS

Ada beberapa manfaat penting yang bisa perusahaan Anda dapatkan dengan Pembuatan Dokumen CSMS ini. Di antaranya adalah sebagai berikut :

  1. Dokumen CSMS dapat meningkatkan keefektifan sistem pengelolaan perusahaan yang sudah ada dalam bidang HSE (Health, Safety, Environment).
  2. Peluang kontraktor untuk mendapatkan pekerjaan atau project akan semakin lebih besar karena kontraktor mampu menyesuaikan penerapan K3 yang diminta oleh Perusahaan.

3.   Pembuatan Dokumen CSMS dapat membuat sistem pengukuran kinerja HSE menjadi lebih jelas.

4.   Dokumen CSMS merupakan standarisasi kegiatan HSE dalam setiap aktifitas Perusahaan di Lingkungan Perusahaan.

5.   Pembuatan Dokumen CSMS adalah syarat administrasi untuk tender.

6.   Manfaat internal dari Pembuatan Dokumen CSMS ini adalah untuk membuat kerja seluruh unit Perusahaan menjadi lebih baik dan teratur.

7.   Dokumen CSMS ini dapat menjadi bukti kepada seluruh pihak terkait keseriusan komitmen perusahaan dalam menerapkan HSE.

8.   Penerapan perencanaan HSE yang baik akan menjamin bahwa setiap tindakan perbaikan telah diterapkan untuk setiap ketidaksesuaian/kekurangan yang terjadi dalam penerapan HSE.

9.   Dokumen CSMS memudahkan perusahaan untuk menilai kelayakan dan profesionalitas kontraktor melalui dokumen tersebut.

10. Dokumen CSMS ini juga merupakan salah satu bentuk tanggung jawab antara perusahaan dan kontraktor untuk program Keselamatan Kesehatan Kerja serta Lindungan Kesehatan (K3LL).

11. Dengan adanya penerapan serta Pembuatan Dokumen CSMS maka akan mengurangi resiko kecelakaan di tempat kerja serta kerusakan lingkungan.

12. Dapat meningkatkan produktivitas kerja dan citra perusahaan.

13. Dengan dokumen CSMS ini perusahaan dapat mengontrol konsistensi kerja subkontraktor dalam menerapkan aspek K3.

Isi Dokumen CSMS

Berikut ini isi dari dokumen CSMS itu sendiri, di antaranya adalah :

1.   Logo kontraktor, vendor maupun supplier.

2.   Profil kontraktor, vendor maupun supplier.

3.   Struktur organisasi kontraktor, vendor maupun supplier.

4.   Dokumen yang sifatnya ke lingkungan, seperti AMDAL/UKL-UPL/SPPL, dll.

5.   Dokumen pemeriksaan kesehatan karyawan berkala.

6.   Dokumen pemeriksaan kesehatan khusus karyawan.

7.   Fotokopi asuransi BPJS Kesehatan.

8.   Fotokopi asuransi BPJS Ketenagakerjaan.

9.   Fotokopi sertifikat Petugas P3K di tempat kerja.

10. Fotokopi sertifikat Petugas Penanggulangan di tempat kerja.

11. Fotokopi sertifikat Ahli K3 Umum.

12. SK Pengesahan P2K3 di tempat kerja dari Disnaker setempat.

13. Sertifikat ISO 9001 / ISO 14001 / ISO 45001 (Jika Dipersyaratkan).

14. Sertifikat SMK3 PP No. 50 Tahun 2012 dari Kemnaker (Jika dipersyaratkan) dan sebagainya.

Elemen Pembuatan Dokumen CSMS

Ada 9 Elemen Dokumen CSMS, berikut ini,

1.   Kepemimpinan dan Komitmen

Anda harus melampirkan bukti keterlibatan aktif pimpinan tertinggi (Senior Manager) dalam aspek HSE (Health, Safety, Environment), buktinya adalah sebagai berikut :

a.   Laporan dan rencana perjalanan Manajemen meninjau lokasi.

b.   Info/ memo HSE dari Senior Manager.

c.   Daftar hadir Senior Manager dalam meeting HSE.

d.   Struktur organisasi.

2.   Tujuan Kebijakan dan Strategi

Harus disebarkan melalui beberapa media seperti,

a.   Papan Pengumuman

b.   E-mail atau surat pemberitahuan dengan melampirkan foto atau dokumentasinya.

3.   Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standard dan Dokumentasi

Bagian ini terbagi menjadi beberapa bagian yakni,

a.   Program Komunikasi dan Rapat K3 : Harus ada bukti keterlibatan Manajemen dalam meeting HSE yang dilakukan secara periodik. Bukti tersebut antara lain : bukti MOM, daftar hadir, dan materi rapat serta Program dan jadwal meeting HSE di semua level organisasi.

b.   Pelatihan Staff : harus melampirkan beberapa bukti di bawah ini, yaitu:

·    Matriks atau rencana kebutuhan pelatihan HSE untuk level staf beserta dokumentasi pelaksanaan pelatihan untuk level staf.

·    Matriks training untuk semua posisi / level jabatan staff dan karyawan.

c.   Kemampuan Karyawan dan Pelatihan K3 : ada beberapa lampiran yang harus disertakan dalam program HSE untuk karyawan dankaryawan baru, seperti berikut ini:

·    Lampiran Program pelatihan HSE.

·    Lampiran Materi induksi dan orientasi karyawan baru.

·    Lampiran Buku panduan HSE (jika ada).

·    Lampiran Bukti program orientasi karyawan baru.

d.   Pelatihan Khusus : lampirkan rencana bukti pelaksanaan pelatihan HSE untuk semua level jabatan, berupa daftar hadir maupun sertifikast peserta pelatihan.

4.   Penanganan Bahaya dan Pengaruh

a.   Lampiran yang diperlukan :

·    Lampiran Prosedur penilaian risiko (risk assessment), JSA, dan HAZOP.

·    Lampiran Bukti penilaian risiko untuk proses kegiatan di perusahaan Anda.

·    Lampiran Bagian 4.2 Exposure Pekerja.

b.   Lampiran mekanisme komunikasi pemaparan bahaya:

·    Info HSE yang dapat ditemukan di Papan Pengumuman

·    Safety Sign.

·    Email Safety Alert.

·    Laporan dari monitoring bahaya.

c.   Lampiran bahaya yang potensial seperti lampiran bukti foto papan pengumuman yang berisi info HSE, poster tentang bahaya kebisingan, radiasi, dan data MSDS.

d.   Bagian APD (Alat Pelindung Diri)

·    Lampiran Prosedur standar APD (Alat Pelindung Diri).

·    Lampiran List APD (Alat Pelindung Diri).

·    Lampiran Laporan distribusi dan inspeksi APD (Alat Pelindung Diri).

·    Lampiran Laporan pelatihan penggunaan APD (Alat Pelindung Diri).

·    Lampiran Bukti penyimpanan dan pemeliharaan APD (Alat Pelindung Diri).

e.   Bagian Penanganan Limbah

·    Lampiran Prosedur penanganan limbah (waste management procedure).

·    Lampiran Klasifikasi limbah.

·    Lampiran Laporan manifes limbah.

f.    Bagian Kesehatan Industri

·    Lampiran program dan kebijakan kesehatan industri, seperti program housekeeping, ergonomi, Indoor Air Quality.

·    Lampiran bukti dari identifikasi bahaya kesehatan, seperti laporan hasil MCU karyawan, pengukuran pencahayaan, temperatur dan kebisingan, penyediaan PPE.

g.   Bagian Minuman Keras dan Obat-Obatan

·    Lampiran Drugs & Alcohol serta bukti sosialisasi dan komunikasi kebijakan tersebut dalam bentuk buletin, email dan papan pengumuman.

·    Lampiran Program Drugs & Alcohol yang tercantum dalam penerimaan karyawan bebas Drugs & Alcohol.

5.   Perencanaan dan Prosedur

a.   Bagian Buku Panduan K3 atau Operasi. Sebaiknya perlu dilampirkan prosedur dan manual HSE dan disertai prosedur pengendalian dokumen yang selalu diperbaharui.

b.   Pengawasan dan Pemeliharaan Peralatan

·    Lampiran Program inspeksi

·    Lampiran Sertifikasi dan maintenance peralatan, laporan/ catatan inspeksi peralatan.

c.   Keselamatan transportasi : lampirkan prosedur transportasi darat dan bukti penerapannya.

6.   Pemantauan Implementasi dan kinerja

a.   Pemantauan Terhadap Manajemen dan Kinerja Aktivitas.

·    Lampiran Laporan tentang total jam kerja.

·    Lampiran Jumlah kejadian kecelakaan.

·    Lampiran Reward HSE.

·    Lampiran Monitoring performa HSE dari klien dalam bentuk sertifikat/ penghargaan.

b.   Program Keselamatan : lampirkan segala jadwal safety meeting dengan berbagai staff yang berkepentingan.

c.   Bagian yang berhubungan dengan hukum, kejadian berbahaya dan tuntutan perbaikan serta pemberitahuan pelarangan : lampirkan catatan dan laporan kejadian kecelakaan dalam kurun waktu 5 tahun terakhir.

d.   Catatan Kinerja K3. : Lampirkan annual report mengenai statistik catatan kinerja HSE dalam 5 tahun terakhir.

e.   Bagian Investigasi dan Pelaporan Insiden.

·    Lampiran Prosedur investigasi dan pelaporan insiden/ kecelakaan.

·    Lampiran Laporan insiden dan hasil investigasi.

·    Lampiran follow up dari laporan insiden misalnya dalam bentuk memo, email, safety alert.

7.   Bagian Audit dan Peninjauan

·    Lampiran Prosedur audit.

·    Lampiran Program audit yang meliputi jadwal audit, lingkup audit, tim audit, laporan audit dan follow up laporan audit.

·    Lampiran Bukti pelaksanaan audit.

8.   Bagian Manajemen K3 : Lampirkan bukti bahwa perusahaan Anda telah menjadi anggota Asosiasi HSE atau sejenisnya.

9.   Bagian Prosedur tanggap darurat

·    Lampiran Prosedur Emergency Response Plan (ERP).

·    Lampiran Struktur ERP.

·    Lampiran Program ERP.

·    Lampiran Pengumuman tentang ERP.

Mengapa Pembuatan Dokumen CSMS ini Sangat Penting?

Dalam poin di atas telah disebutkan bahwa dokumen CSMS ini sangatlah penting terutama ketika sebuah perusahaan subkontraktor ingin memenangkan tender dari perusahaan kontraktor. Perusahaan kontraktor akan menilai dokumen CSMS ini pada awal proses kualifikasi atau lelang tender untuk menilai apakah perusahaan subkontraktor tersebut layak atau tidak.

Penilaian dokumen CSMSS ini dimulai dari perencanaan sampai dengan implementasi pekerjaan. Oleh karena itu, penting sekali memerhatikan bagaimana cara Pembuatan Dokumen CSMS, penyusunannya hingga pengimplementasiannya.

Karena Pembuatan Dokumen CSMS ini tidaklah mudah, ada kalanya perusahaan Anda membutuhkan bantuan dalam penyusunan dan Pembuatan Dokumen CSMSS. Lalu, di manakah Anda bisa menemukan Jasa Konsultan untuk Pembuatan Dokumen CSMSS.

Kami akan membantu perusahaan Anda dalam penyusunan dan Pembuatan Dokumen CSMSS serta mengarahkan Anda untuk menerapkannya dan melengkapi poin-poinnya.

Tahapan atau Alur Penyusunan dokumen CSMSS dengan Menggunakan Jasa Kami

1.   Pra Pekerjaan : di tahapan ini Anda harus melengkapi beberapa persyaratan Pembuatan Dokumen CSMSS, ijin kerja dan hal lainnya yang berhubungan dengan K3. Dalam tahap ini juga akan direncanakan pembuatan rencana kerja yang sesuai.

2.   Tahap pekerjaan : dalam tahap ini kami jasa konsultasi Pembuatan Dokumen CSMS akan mengarahkan Anda untuk menyiapkan dokumen dengan dasar dokumen sebelumnya yang telah disahkan.

3.   Tahap setelah pekerjaan : tahap setelah pekerjaan diselesaikan. Di mana akan ada laporan berita acara berupa laporan pelaksanaan kerja.