Selama ini kita barangkali sudah familiar dengan istilah audit internal. Meskipun yang dipahami dari audit internal adalah pemeriksaan keuangan. Menurut ISO 9000:2005, Audit adalah:  “serangkaian kegiatan yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit (audit evidence) dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit (audit criteria)  terpenuhi. “ Audit internal disebut juga fisrt party audit karena dilakukan oleh internal perusahaan.Audit internal merupakan salah satu kegiatan wajib yang harus dijalankan oleh perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 berdasarkan klausul 8.2.2 Audit Internal.

Pada kegiatan audit mutu internal, kriteria audit yang diperiksa adalah seputar kebijakan, prosedur atau persyaraan yang dijadikan rujukan. Audit mutu internal bertujuan untuk memeriksa sejauh mana organisasi menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungan organisasinya; memeriksa kesesuaian penerapan dengan persyaratan sistem majemen mutu; menilai gap antara organisasi dengan standar ISO 9001:2008.

Kenapa Audit Mutu Internal harus dijalankan?

•  Untuk menentukan pemenuhan dari Sistem Manajemen Mutu auditee (orang atau bagian yang diaudit)  dengan persyaratan SMM
•  Untuk menentukan apakah Sistem Manajemen Mutu auditee telah dilaksanakan dan dipelihara secara cukup
•  Mengidentifikasi area yang berpotensi untuk perbaikan
•  Mengkaji kemampuan dari proses tinjauan manajemen internal untuk  memastikan keberlanjutan dan keefektifan SMM
•  Untuk mengevaluasi Sistem Manajemen Mutu organisasi di mana terdapat keinginan untuk membuat hubungan kontrak, seperti dengan pemasok atau partner

Kapan Audit Mutu Internal harus dijalankan?

Menurut klausul 8.2.2, organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu tertentu. Artinya, organisasi dibebaskan untuk menentukan frekuensi pelaksanaan audit mutu internal apakah setiap tiga bulan sekali, enam bulan sekali, atau setahun sekali. Hal yang perlu dicatat, bagian tertentu atau departemen tertentu dalam sebuah organisasi bisa jadi memiliki frekuensi audit lebih banyak dari departemen yang lain untuk alasan tertentu seperti: merupakan departemen yang sangat kritis dan menetukan mutu organisasi secara keseluruhan atau departemen yang paling banyak pneyimpangannya dalam proses penerapan sistem manajemen mutu.

Siapa yang berhak melaksanakan Audit Mutu Internal?

Organisasi harus menunjuk beberapa orang sebagai Auditor Mutu Internal. Auditor mutu Internal haruslah orang yang memiliki kompetensi tentang kegiatan audit mutu internal. Ini bisa dibuktikan dengan sertifikat training, absensi atau apapun yang bisa dijadikan bukti pelaksanaan pelatihan audit mutu internal. Hal yang perlu dicatat, seorang auditor mutu internal tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.

Bagaimana cara melaksanakan Audit Mutu Internal?

Secara ringkas, tata cara melaksanakan Audit Mutu Internal adalah sebagai berikut:

(1) Organisasi harus membentuk tim audit. Auditor internal sebaiknya setingkat kepala bagian atau Manajer ke atas agar pelaksanaannya lebih lancar.

(2) Tim Audit membuat program audit (Audit programme) yang berisi gabungan dari satu atau lebih audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke sasaran tertentu.

(3) Bila waktu pelaksanaan audit mutu internal sudah dekat, maka tim audit membuat rencana audit (audit plan) yang berisi jadwal pelaksanaan audit dan ruang lingkup audit termasuk bagian mana saja yang diaudit. Audit plan ini harus didistribusikan ke seluruh bagian yang akan diaudit.

(4) Untuk memudahkan pelaksanaan audit mutu internal, sebaiknya tim audit membuat audit checklist: sebuah dokumn yang berisi poin-poin penting yang harus ditanyakan ke auditee (orang / bagian yang diaudit) . Audit Checklist ini penting mengingat tidak semua auditor internal memahami seluruh persyaratan ISO 9001:2008.

(5) Setelah audit mutu internal, tim audit harus mengumpulkan semua temuan audit (audit finding) yang didasari dengan bukti obyektif (objective evidence) dan menyimpulkannya menjadi sebuah laporan audit mutu internal.

(6) Semua temuan yang dituangkan dalam laporan audit mutu internal harus ditindaklanjuti oleh bagian terkait kemudian harus diverifikasi oleh tim audit untuk memastikan seluruh temuan telah diperbaiki sampai tuntas.

Demikianlah beberapa hal tentang audit mutu internal. Bila anda membutuhkan training / pelatihan intensif audit mutu internal maka jangan sungkan untuk manggandeng Multiple Training & Consulting – Konsultan ISO 9001 Mudah, Murah, Cepat dan Profesional- sebagai partner Anda.

Salam Semangat,