Data tenaga ahli dipakai perusahaan lain tanpa izin dapat menjadi masalah serius, tetapi tidak setiap penggunaan otomatis merupakan pelanggaran. Penilaiannya bergantung pada jenis data yang digunakan, tujuan penggunaannya, pihak yang memproses, serta ada atau tidaknya dasar pemrosesan yang sah.
Dalam sektor konstruksi, persoalan ini dapat muncul ketika nama, identitas, riwayat pengalaman, sertifikat kompetensi, daftar riwayat hidup, atau dokumen pendukung seorang tenaga ahli dicantumkan perusahaan lain untuk kepentingan kualifikasi usaha, SBU Konstruksi, SKK Konstruksi, pengadaan pekerjaan, atau kebutuhan administrasi proyek tanpa persetujuan atau dasar hukum yang jelas.
Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi atau UU PDP memberikan kerangka hukum mengenai data pribadi, pemrosesan data, hak subjek data, kewajiban pengendali dan prosesor data, serta larangan penggunaan data pribadi secara melawan hukum. UU tersebut berlaku sejak 17 Oktober 2022.
Baca Juga: Cara Lapor Beneficial Owner SABH: Panduan LengkapPelajari SBU Jasa Konstruksi ST010 Konstruksi Bangunan Sipil Fasilitas Pengolahan Produk Kimia, Petrokimia, Farmasi, dan Industri Lainnya
Memahami Data Tenaga Ahli dan Penyalahgunaannya
Menurut UU PDP, data pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, termasuk melalui kombinasi dengan informasi lain. Karena itu, data tenaga ahli tidak hanya dilihat dari bentuk dokumennya, tetapi juga dari kemampuannya untuk mengidentifikasi orang tertentu.
Contohnya, nama lengkap mungkin terlihat sederhana. Namun ketika nama tersebut digabungkan dengan nomor identitas, alamat, nomor telepon, riwayat pekerjaan, sertifikat kompetensi, jabatan, tanda tangan, atau dokumen pengalaman kerja, kumpulan informasi tersebut dapat mengidentifikasi individu secara lebih jelas.
Dalam praktik perusahaan, data tenaga ahli dapat ditemukan pada beberapa dokumen berikut:
- daftar riwayat hidup tenaga ahli;
- identitas dan informasi kontak;
- sertifikat kompetensi atau dokumen kualifikasi;
- riwayat pengalaman pekerjaan;
- dokumen penugasan atau surat pernyataan;
- dokumen yang memuat tanda tangan;
- informasi jabatan dan keahlian;
- dokumen pendukung untuk kebutuhan SBU Konstruksi atau pekerjaan konstruksi.
Masalah muncul ketika perusahaan menggunakan data tersebut untuk kepentingannya sendiri tanpa memiliki dasar pemrosesan yang sah. Kondisinya menjadi lebih serius apabila data digunakan untuk memberikan kesan bahwa tenaga ahli terlibat, bekerja, atau mendukung suatu perusahaan, padahal hubungan tersebut sebenarnya tidak ada.
Rekomendasi: jangan langsung menyimpulkan bahwa setiap pencantuman nama tenaga ahli merupakan pelanggaran. Periksa terlebih dahulu jenis data, tujuan penggunaan, hubungan hukum para pihak, dan dasar pemrosesannya.
Baca Juga: SIUJK Sudah Tidak Berlaku, Diganti Apa? Ini AturannyaPelajari SBU Jasa Konstruksi ST009 Konstruksi Bangunan Sipil Fasilitas Olah Raga
Mitos dan Fakta Data Tenaga Ahli Dipakai Perusahaan Lain Tanpa Izin
Mitos: Semua penggunaan data tanpa tanda tangan pasti ilegal
Faktanya, keberadaan tanda tangan bukan satu-satunya ukuran sah atau tidaknya pemrosesan data pribadi. UU PDP mewajibkan pengendali data memiliki dasar pemrosesan. Salah satu dasar tersebut adalah persetujuan yang sah secara eksplisit untuk tujuan tertentu, tetapi UU PDP juga mengenal dasar pemrosesan lain, termasuk pemenuhan kewajiban perjanjian dan dasar lain yang ditentukan dalam Pasal 20.
Artinya, persoalan utamanya bukan sekadar apakah tenaga ahli pernah membubuhkan tanda tangan pada suatu dokumen. Pertanyaan yang lebih penting adalah apakah perusahaan mempunyai dasar hukum yang sesuai untuk memperoleh dan menggunakan data tersebut serta apakah penggunaan itu sesuai dengan tujuan yang diberitahukan.
Mitos: Data tenaga ahli yang pernah diberikan kepada perusahaan boleh digunakan selamanya
Faktanya, pemberian data untuk satu kepentingan tidak otomatis berarti perusahaan dapat menggunakan data tersebut untuk semua kebutuhan di kemudian hari. UU PDP mengatur bahwa pemrosesan harus memiliki tujuan dan dasar yang jelas. Pengendali juga memiliki kewajiban untuk mengakhiri pemrosesan ketika tujuan pemrosesan telah tercapai atau berdasarkan kondisi tertentu yang diatur dalam undang-undang.
Karena itu, seorang tenaga ahli perlu membedakan antara memberikan dokumen untuk kebutuhan tertentu dengan memberikan kewenangan penggunaan tanpa batas. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa penyimpanan dan pemanfaatan dokumen tidak melampaui tujuan yang telah ditetapkan.
Mitos: Karena data sudah ada di internet, perusahaan bebas menggunakannya
Faktanya, tersedianya informasi di internet tidak otomatis menghilangkan hak seseorang atas data pribadinya. UU PDP mendefinisikan data pribadi berdasarkan kemampuan data tersebut mengidentifikasi seseorang, bukan berdasarkan apakah data itu ditemukan di ruang publik atau tidak.
Perusahaan tetap perlu menilai dasar pemrosesan dan tujuan penggunaannya. Risiko semakin tinggi apabila informasi publik tersebut kemudian digabungkan dengan dokumen lain untuk membentuk profil tenaga ahli atau digunakan untuk kepentingan administratif yang tidak pernah disetujui.
Baca Juga: Cara Ubah Direksi Lewat SABH: Panduan Lengkap 2026Pelajari SBU Jasa Konstruksi ST008 Konstruksi Bangunan Sipil Panas Bumi
Risiko Data Tenaga Ahli Dipakai Perusahaan Lain Tanpa Izin
Risiko pertama adalah munculnya persoalan pelindungan data pribadi. UU PDP melarang setiap orang secara melawan hukum memperoleh atau mengumpulkan, mengungkapkan, maupun menggunakan data pribadi yang bukan miliknya dalam kondisi yang memenuhi unsur larangan tersebut. Pasal 65 secara khusus mengatur larangan penggunaan data pribadi yang bukan miliknya secara melawan hukum.
Risiko kedua adalah kerugian profesional bagi tenaga ahli. Jika nama seorang tenaga ahli tercantum dalam dokumen perusahaan yang sebenarnya tidak pernah melibatkan dirinya, pihak ketiga dapat menganggap bahwa tenaga ahli tersebut memiliki hubungan kerja atau tanggung jawab tertentu. Hal ini dapat menimbulkan persoalan ketika terjadi pemeriksaan, sengketa kontrak, atau evaluasi terhadap pekerjaan.
Risiko ketiga berkaitan dengan kepatuhan perusahaan. Dokumen tenaga ahli sering menjadi bagian dari pembuktian kualifikasi suatu perusahaan. Apabila dokumen tersebut digunakan tanpa hubungan yang sebenarnya, perusahaan dapat menghadapi pertanyaan mengenai keabsahan informasi yang disampaikan kepada pengguna jasa atau pihak yang melakukan evaluasi.
Risiko keempat adalah reputasi. Bagi tenaga ahli, reputasi profesional dibangun melalui pengalaman dan kompetensi. Pencantuman nama pada proyek yang tidak pernah dikerjakan dapat membuat riwayat profesional menjadi tidak akurat. Bagi perusahaan, penggunaan data tenaga ahli tanpa dasar yang jelas juga dapat menurunkan kepercayaan mitra usaha.
UU PDP juga mengatur ketentuan pidana untuk perbuatan tertentu. Pasal 67, misalnya, mengatur ancaman pidana bagi orang yang dengan sengaja dan melawan hukum menggunakan data pribadi yang bukan miliknya. Penilaian pidana tetap bergantung pada terpenuhinya unsur perbuatan yang diatur dalam undang-undang dan fakta kasus.
| Kondisi | Risiko utama | Hal yang perlu diperiksa |
|---|---|---|
| Nama tenaga ahli dicantumkan tanpa hubungan kerja | Kesalahpahaman mengenai keterlibatan profesional | Dasar pencantuman dan hubungan hukum |
| Sertifikat kompetensi digunakan untuk kepentingan perusahaan lain | Persoalan kepatuhan dan keabsahan dokumen | Persetujuan, tujuan penggunaan, dan status keterlibatan |
| Riwayat pengalaman dimasukkan ke dokumen perusahaan lain | Riwayat profesional menjadi tidak akurat | Kebenaran pengalaman dan kewenangan penggunaan |
| Identitas dan dokumen pribadi disebarkan | Risiko penyalahgunaan dan pelanggaran pelindungan data | Tujuan, penerima data, dan dasar pemrosesan |
Rekomendasi: apabila menemukan penggunaan data tanpa persetujuan, fokuskan pemeriksaan pada bukti penggunaan, tujuan penggunaan, hubungan dengan perusahaan, dan dampak yang ditimbulkan. Penilaian berbasis bukti lebih kuat daripada hanya mengandalkan dugaan.
Baca Juga: Tenaga Ahli Resign, SKK Konstruksi Ikut Dibawa?Pelajari SBU Jasa Konstruksi ST007 Konstruksi Bangunan Sipil Pertambangan
Bagaimana Menilai Apakah Penggunaan Data Tenaga Ahli Bermasalah
Penilaian dapat dimulai dengan membedakan tiga kondisi. Pertama, perusahaan memang memiliki hubungan kerja atau perjanjian dengan tenaga ahli dan penggunaan data dilakukan untuk tujuan yang sesuai. Kedua, data pernah diberikan kepada perusahaan untuk tujuan tertentu tetapi kemudian digunakan untuk kepentingan berbeda. Ketiga, perusahaan memperoleh atau menggunakan data tanpa hubungan atau dasar pemrosesan yang jelas.
Perbedaan tersebut penting karena status "tanpa izin" tidak selalu cukup untuk menentukan pelanggaran secara hukum. UU PDP menggunakan konsep dasar pemrosesan dan melarang tindakan yang dilakukan secara melawan hukum. Dengan demikian, konteks penggunaan harus diperiksa secara menyeluruh.
Misalnya, seorang tenaga ahli pernah menyerahkan daftar riwayat hidup kepada perusahaan A untuk proses rekrutmen. Kemudian perusahaan A menggunakan dokumen tersebut untuk kebutuhan lain yang tidak berhubungan dengan tujuan awal. Situasi tersebut perlu dinilai berdasarkan tujuan awal, informasi yang diberikan kepada tenaga ahli, dasar pemrosesan, dan ketentuan lain yang berlaku.
Contoh lain adalah tenaga ahli yang pernah bekerja pada perusahaan A, kemudian menemukan namanya dicantumkan pada dokumen perusahaan B. Jika tidak ada hubungan dengan perusahaan B, pemeriksaan perlu diarahkan pada sumber dokumen, pihak yang memberikan dokumen, tujuan penggunaannya, serta apakah terdapat persetujuan atau dasar hukum lain.
Untuk perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi, pengendalian dokumen tenaga ahli sebaiknya menjadi bagian dari tata kelola dokumen perusahaan. Hal ini sejalan dengan kebutuhan menjaga kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan informasi. Untuk organisasi yang memiliki kebutuhan pengelolaan keamanan informasi lebih luas, ISO/IEC 27001:2022 dapat menjadi kerangka manajemen keamanan informasi yang membantu organisasi mengelola risiko keamanan data secara sistematis. Standar ini bukan pengganti UU PDP, tetapi dapat digunakan sebagai kerangka pengelolaan keamanan informasi.
Jika perusahaan menangani banyak data tenaga ahli melalui sistem informasi, pengendalian akses menjadi semakin penting. Hal tersebut juga relevan bagi perusahaan yang menjalankan jasa bidang telematika, karena pengelolaan informasi tenaga kerja, pelanggan, dan mitra dapat melibatkan pemrosesan data pribadi dalam jumlah besar.
Baca Juga: Telat RUPS Tahunan? Ini Sanksi dan Risiko HukumnyaPelajari SBU Jasa Konstruksi ST006 Konstruksi Bangunan Sipil Minyak dan Gas Bumi
Bukti yang Penting Saat Data Tenaga Ahli Disalahgunakan
Ketika seorang tenaga ahli menduga datanya digunakan perusahaan lain tanpa izin, bukti menjadi bagian penting dalam menentukan posisi kasus. Tidak semua bukti harus berupa dokumen fisik. UU PDP mengakui informasi elektronik dan dokumen elektronik sebagai alat bukti dalam penyelesaian sengketa pelindungan data pribadi sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
Beberapa bukti yang relevan antara lain:
- salinan dokumen yang mencantumkan nama atau identitas tenaga ahli;
- tangkapan layar dokumen atau sistem yang menunjukkan penggunaan data;
- surat atau komunikasi yang menunjukkan bahwa tenaga ahli tidak pernah ditugaskan;
- perjanjian kerja atau surat penugasan yang menunjukkan hubungan sebenarnya;
- riwayat komunikasi dengan perusahaan yang menggunakan data;
- dokumen yang menunjukkan tujuan awal pemberian data;
- sertifikat atau dokumen kompetensi yang digunakan tanpa kewenangan;
- bukti kerugian atau dampak profesional yang muncul akibat penggunaan data.
Hindari mengubah dokumen asli ketika mengumpulkan bukti. Simpan salinan dengan informasi waktu dan sumber yang jelas. Jika sengketa berkembang, kualitas bukti dapat membantu membedakan antara kesalahan administratif, penggunaan data yang tidak sesuai tujuan, dan tindakan yang berpotensi melanggar ketentuan hukum.
Baca Juga: PT Perorangan Tidak Wajib Akta Notaris: Panduan LengkapPelajari SBU Jasa Konstruksi ST005 Konstruksi Bangunan Pelabuhan Bukan Perikanan
Kesalahan Perusahaan dalam Mengelola Data Tenaga Ahli
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah menganggap dokumen tenaga ahli sebagai dokumen perusahaan semata. Padahal, dokumen tersebut dapat memuat data pribadi yang melekat pada individu. Perusahaan perlu memisahkan kepentingan administrasi perusahaan dari hak tenaga ahli sebagai subjek data pribadi.
Kesalahan lain adalah menggunakan dokumen lama untuk kebutuhan baru tanpa mengevaluasi kembali tujuan penggunaannya. Data yang diperoleh untuk satu kebutuhan tidak seharusnya diperlakukan sebagai aset yang dapat digunakan untuk semua kebutuhan perusahaan.
Perusahaan juga perlu menghindari penggunaan data tenaga ahli sekadar untuk memenuhi kelengkapan administratif apabila keterlibatan tenaga ahli sebenarnya tidak ada. Selain berpotensi menimbulkan masalah pelindungan data, praktik tersebut dapat menimbulkan persoalan kepatuhan terhadap persyaratan usaha atau pekerjaan yang sedang diikuti.
Untuk memperkuat pengendalian, perusahaan dapat menetapkan aturan internal mengenai siapa yang boleh mengakses dokumen tenaga ahli, tujuan penggunaannya, masa penyimpanan, dan kondisi ketika data harus dihapus atau dimusnahkan. UU PDP sendiri mengatur kewajiban penghapusan atau pemusnahan dalam kondisi tertentu, termasuk ketika data tidak lagi diperlukan atau diperoleh dan diproses secara melawan hukum.
Rekomendasi: perlakukan dokumen tenaga ahli sebagai informasi yang harus dikendalikan, bukan sekadar lampiran administrasi. Pengendalian akses dan pencatatan penggunaan dapat membantu perusahaan menjelaskan siapa yang menggunakan data, untuk tujuan apa, dan berdasarkan kewenangan apa.
Baca Juga: Syarat Pendirian PT Perorangan 2026: Panduan Lengkap dan MudahPelajari SBU Jasa Konstruksi ST004 Konstruksi Bangunan Prasarana Sumber Daya Air
Hak Tenaga Ahli Ketika Datanya Digunakan Pihak Lain
UU PDP memberikan sejumlah hak kepada subjek data pribadi. Kerangka tersebut penting karena pelindungan data bukan hanya kewajiban perusahaan, tetapi juga berkaitan dengan hak individu atas data yang melekat pada dirinya. UU PDP mengatur hak subjek data pribadi serta mekanisme penyelesaian sengketa melalui arbitrase, pengadilan, atau lembaga penyelesaian sengketa alternatif sesuai ketentuan yang berlaku.
Dalam konteks tenaga ahli, hak tersebut menjadi relevan ketika seseorang perlu mengetahui bagaimana datanya diproses, mempertanyakan penggunaan yang tidak sesuai, atau meminta tindakan terhadap data dalam kondisi yang diatur undang-undang.
Namun, setiap kasus tetap harus diperiksa berdasarkan dokumen dan hubungan hukum yang sebenarnya. Jika terdapat kontrak, surat penugasan, persetujuan penggunaan data, atau dasar hukum lain, dokumen tersebut perlu diperhitungkan sebelum menyatakan bahwa telah terjadi pelanggaran.
Baca Juga: RUPS Sirkuler Tanpa Rapat Fisik: Panduan Lengkap dan PraktisPelajari SBU Jasa Konstruksi ST003 Konstruksi Bangunan Sipil Elektrikal
Hubungan Penyalahgunaan Data dengan Kepatuhan Perusahaan
Pengelolaan data tenaga ahli tidak berdiri sendiri dari tata kelola perusahaan. Pada perusahaan konstruksi, data tenaga ahli dapat berkaitan dengan dokumen kualifikasi, pengalaman pekerjaan, kompetensi, struktur organisasi, serta persyaratan tertentu dalam pengadaan. Karena itu, kesalahan dalam penggunaan data dapat berdampak lebih luas daripada persoalan privasi.
Perusahaan yang ingin memperkuat tata kelola dapat menghubungkan pengendalian data dengan sistem manajemen yang sudah dimiliki. ISO 9001 dapat membantu pendekatan pengendalian dokumen dan proses, sedangkan ISO/IEC 27001:2022 memberikan kerangka khusus untuk pengelolaan risiko keamanan informasi. Keduanya memiliki fungsi berbeda dan tidak menggantikan kewajiban hukum berdasarkan UU PDP.
Prinsip yang paling penting adalah memastikan setiap dokumen tenaga ahli memiliki tujuan penggunaan yang jelas. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa pihak yang memiliki akses memang membutuhkan data tersebut untuk pekerjaannya. Semakin luas akses tanpa pengendalian, semakin besar kemungkinan terjadi penggunaan di luar tujuan.
Baca Juga: Kendala Perizinan karena Data PT Tidak Update: Sanksi RUPS dan SolusinyaPelajari SBU Jasa Konstruksi ST002 Konstruksi Bangunan Sipil Pengolahan Air Bersih
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah data tenaga ahli termasuk data pribadi?
Dapat termasuk. UU PDP mendefinisikan data pribadi sebagai data mengenai orang yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi. Nama, identitas, informasi kontak, dan data lain yang dapat mengidentifikasi seorang tenaga ahli dapat termasuk data pribadi.
Apakah perusahaan boleh menggunakan sertifikat kompetensi tenaga ahli?
Penggunaan harus dilihat berdasarkan tujuan, hubungan hukum, dan dasar pemrosesan data. Sertifikat yang memuat informasi mengenai individu tidak semata-mata menjadi bebas digunakan hanya karena dokumen tersebut pernah diberikan kepada perusahaan.
Apakah penggunaan nama tenaga ahli tanpa izin langsung menjadi tindak pidana?
Tidak dapat disimpulkan secara otomatis. UU PDP mengatur larangan dan ketentuan pidana untuk penggunaan data pribadi secara sengaja dan melawan hukum. Penilaian pidana bergantung pada terpenuhinya unsur hukum dan fakta kasus.
Apa risiko bagi perusahaan yang menggunakan data tenaga ahli tanpa dasar yang jelas?
Risikonya dapat mencakup sengketa pelindungan data, persoalan kepatuhan dokumen, kerugian reputasi, dan dalam kondisi tertentu konsekuensi administratif maupun pidana sesuai ketentuan yang berlaku.
Apa yang perlu dilakukan tenaga ahli ketika menemukan datanya digunakan perusahaan lain?
Prioritaskan pengumpulan bukti, identifikasi dokumen yang digunakan, periksa apakah pernah ada hubungan atau pemberian kewenangan kepada perusahaan tersebut, kemudian nilai dasar pemrosesan dan tujuan penggunaannya. Jika persoalan tidak dapat diselesaikan secara internal, penyelesaian sengketa dapat ditempuh melalui mekanisme yang tersedia sesuai ketentuan hukum.
Baca Juga: Cara Membuat RUPS Secara Virtual: Panduan Lengkap dan SahPelajari SBU Jasa Konstruksi ST001 Bangunan Sipil Jembatan, Jalan Layang, Fly Over, dan Underpass
Kesimpulan
Data tenaga ahli dipakai perusahaan lain tanpa izin bukan persoalan yang cukup dinilai hanya dari ada atau tidaknya tanda tangan. Faktor yang lebih penting adalah apakah informasi tersebut merupakan data pribadi, siapa yang memproses, untuk tujuan apa data digunakan, serta apakah terdapat dasar pemrosesan yang sah.
